Vốn tài liệu thư viện là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho người đọc của chính thư viện hoặc các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người đọc quan tâm. Số và chất lượng vốn tài liệu của thư viện trường đại học ảnh hưởng mạnh mẽ tới chất lượng hoạt động của thư viện.
Công tác bổ sung tài liệu là khâu đầu tiên quyết định số lượng, chất lượng vốn tài liệu của thư viện, tạo nên tiềm lực thông tin của thư viện. Công tác bổ sung không chỉ có ý nghĩa đặc biệt trong việc nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, mà còn là tiêu chí cơ bản trong việc xác định vị thế của thư viện và vai trò của sách báo trong đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội. Từ những thập niên đầu của thế kỷ XXI các loại hình tài liệu trong thư viện có những thay đổi mạnh mẽ, phong phú và đa dạng, không chỉ có các xuất bản phẩm truyền thống được in trên giấy mà tài liệu đã được xuất bản dưới dạng điện tử, tài liệu được số hóa, được lưu giữ trong các cơ sở dữ liệu. Thực tiễn đó đòi hỏi công tác bổ sung tài liệu phải có những đổi mới tích cực thì hoạt động thư viện mới đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc. Đặc biệt để đáp ứng vấn đề Đổi mới căn bản, và toàn diện giáo dục đại học Việt Nam, đòi hỏi hoạt động thông tin thư viện phải có những đổi mới và chuyển biến mạnh mẽ.
Một góc kho sách phòng mượn
Thực trạng công tác bổ sung tài liệu của thư viện Trường Đại học Tây Bắc trong những năm qua dù đã có nhiều cố gắng, song vẫn còn những bất cập, nguyên nhân do sự phối hợp giữa các khâu trong qui trình chưa thực sự đồng bộ (Nhiều khoa chưa quan tâm đến việc lập danh mục tài liệu đề nghị mua, do vậy thường chậm trễ và lựa chọn tài liệu bổ sung chưa thật sát với chuyên ngành). Do hạn hẹp về kinh phí và hạn mức kinh phí thường muộn do vậy thư viện không tiến hành bổ sung được ngay khi tài liệu mới xuất bản, khi bổ sung thì tài liệu cần bổ sung đã hết vì vậy nhiều tài liệu không bổ sung được. Số lượng tài liệu bổ sung không được nhiều do phải cân đối bổ sung cho nhiều chuyên ngành (Có ưu tiên cho những chuyên ngành mới) cho phù hợp, do đó vốn tài liệu chuyên ngành cũng chưa thể đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập của giảng viên và sinh viên nhà trường. Tài liệu điện tử trong những năm qua chưa bổ sung được. Nguyên nhân kinh phí mua các tài liệu điện tử cao và để quản lý được loại hình tài liệu này thì cơ sở vật chất phải được tăng cường đầu tư (Máy chủ). Từ thực tiễn đó trong công tác bổ sung vốn tài liệu cần quan tâm một số vấn đề sau:
1. Chỉ đạo tổ chức định kỳ đánh giá nhu cầu của bạn đọc qua đó giúp nhà quản lý nắm vững được số lượng bạn đọc theo từng đối tượng, từ đó tổng hợp được số lượng tài liệu cần thiết phục vụ bạn đọc. Muốn thực hiện tốt chúng ta phải tiến hành các công việc sau:
- Nắm vững số lượng bạn đọc.
- Nắm rõ số ngành học, số môn học của các chuyên ngành đào tạo.
- Thống kê những tài liệu bạn đọc có nhu cầu mượn cao nhưng còn thiếu để bổ sung kịp thời.
- Thống kê những tài liệu bạn đọc không có nhu cầu mượn để kịp thời thanh lý giải phóng kho.
- Kiểm soát số lượng tài liệu hiện có để tránh tình trạng bổ sung trùng lặp.
2.Tổ chức đánh giá thực trạng cung ứng tài liệu của các nhà cung cấp dịch vụ.
3. Đa dạng hóa nguồn bổ sung, phương thức và loại hình tài liệu bổ sung.
4. Sử dụng hiệu quả kinh phí cho công tác bổsung tài liệu
5.Tổ chức thư viện trở thành môi trường mở, liên kết khai thác tài liệu với các thư viện khác trong cả nước.
6. Thường xuyên tiến hành công tác bảo quản và phục chế tài liệu quý hiếm để tăng tuổi thọ của tài liệu, tăng giá trị vốn tài liệu.
7. Có phần mềm quản lý thư viện và ứng dụng vào công tác bổ sung.
8. Nâng cao ý thức trách nhiệm của các khoa, các tổ bộ môn, phối hợp chặt chẽ trong công tác bổ sung tài liệu.
9. Nhà trường phải có chủ trương, qui định nộp lưu chiểu tài liệu cho thư viện từ hội nghị, hội thảo. Có chính sách hợp lý để huy động giảng viên viết giáo trình và bài giảng cho các môn học.
10. Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, công nghệ thông tin, kỹ thuật, viễn thông.
11. Có chính sách chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện.
vCách thức thực hiện
Việc tổ chức thực hiện cần triển khai các hoạt động sau đây:
V. Tóm lại
Vốn tài liệu là yếu tố quan trọng hình thành thư viện, công tác bổ sung tài liệu là yếu tố đầu tiên quyết định số lượng cũng như chất lượng kho sách nhằm phục vụ và hỗ trợ đắc lực cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu của giảng viên và sinh viên Nhà trường. Để công tác bổ sung tài liệu đạt hiệu quả cao để vốn tài liệu của Thư viện nhà trường đáp ứng được nhu cầu bạn đọc, bên cạnh việc chủ động xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu của thư viện, đòi hỏi phải có sự đầu tư, tăng cường mạnh mẽ và kịp thời hơn nữa về kinh phí, trang thiết bị, phần mềm thư viện..., đồng thời có sự phối hợp chặt chẽ, kịp thời và trách nhiệm của các khoa, các tổ bộ môn trong công tác xây dựng danh mục sách bổ sung hàng năm từ các đơn vị, khi đó công tác bổ sung tài liệu sẽ đạt hiệu quả cao, vốn tài liệu của Thư viện nhà trường sẽ đáp ứng nhu cầu bạn đọc, hoạt động của Thư viện nhà trường sẽ đáp ứng nhu cầu bạn đọc, hoạt động của Thư viện nhà trường sẽ đáp ứng với vấn đề đổi mới căn bản và toàn diện giáo dục đại học Việt Nam.
Tài liệu tham khảo
[1] Nguyễn Tiến Hiển - Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Quản lý Thư viện và trung tâm thông tin, NXB Trường Đại học văn hóa, Hà Nội.
[2] Quyết định số 13/2008/QĐ - BVHTT ngày 13 tháng 3 năm 2008 - Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học.
[3] Ủy ban thường vụ quốc hội (2000), Pháp lệnh thư viện, Hà Nội.
[4] Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề Thư viện, NXB VH-TT, Hà Nội.